Datenschutzerklärung & Impressum für kleine Unternehmen

Eine geschäftliche Website benötigt verständliche, aktuelle und leicht erreichbare Pflichtinformationen. Ein veraltetes Impressum oder eine Datenschutzerklärung, die nicht zu den tatsächlich eingesetzten Diensten passt, schafft unnötige Unsicherheit.

Ich unterstütze kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler dabei, ihre Website technisch zu prüfen und die erforderlichen Angaben nachvollziehbar zusammenzustellen. Dabei erfasse ich unter anderem Kontaktformulare, Hosting, eingebettete Inhalte, externe Schriftarten, Analysewerkzeuge, Karten, Videos, Social-Media-Verknüpfungen und weitere Onlinedienste.

Als ausgebildeter Datenschutzbeauftragter und IT-Berater mit über 32 Jahren Berufserfahrung betrachte ich nicht nur den sichtbaren Text. Ich prüfe auch, welche Dienste die Website tatsächlich lädt, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden können und ob Datenschutzerklärung, Impressum und technische Umsetzung zusammenpassen.

Das Angebot richtet sich besonders an Unternehmen, die ihre Website mit WordPress betreiben und einen persönlichen Ansprechpartner statt eines anonymen Textgenerators suchen.

Warum Datenschutzerklärung und Impressum getrennte Aufgaben erfüllen

Das Impressum informiert darüber, wer für eine geschäftliche Website verantwortlich ist. Die Datenschutzerklärung erläutert dagegen, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung der Website verarbeitet werden.

Beide Seiten gehören zu einer professionellen Unternehmenswebsite, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.

Die Anbieterinformationen eines geschäftsmäßigen digitalen Dienstes müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Auch Datenschutzinformationen sollten auf der Website dauerhaft und ohne Umwege auffindbar sein.

Datenschutzerklärung passend zur tatsächlichen Website erstellen

Eine Datenschutzerklärung sollte beschreiben, was auf der jeweiligen Website tatsächlich passiert. Deshalb beginnt meine Unterstützung nicht mit einer fertigen Textvorlage, sondern mit einer Bestandsaufnahme.

Dabei prüfe ich gemeinsam mit Ihnen, welche technischen Funktionen und externen Dienste eingesetzt werden.

• Webhosting und Server-Protokolldateien
• Kontaktformulare und E-Mail-Anfragen
• Terminbuchungen und Rückrufmöglichkeiten
• Newsletter und Verteiler
• Analyse- und Statistikwerkzeuge
• Cookies und vergleichbare Speichertechnologien
• Google Maps oder andere Kartendienste
• YouTube, Vimeo oder andere Videoeinbindungen
• Webfonts und externe Schriftarten
• Social-Media-Verlinkungen und eingebettete Inhalte
• Bewertungsplattformen und Siegel
• Spam-Schutz und Sicherheitsdienste
• WhatsApp- und Messenger-Verknüpfungen
• Onlineshops, Zahlungsdienste oder Buchungssysteme

Auf dieser Grundlage werden die benötigten Datenschutzinformationen zusammengestellt. Dabei wird auch geprüft, ob nicht mehr verwendete Dienste aus der Erklärung entfernt werden können.

Welche Informationen gehören in eine Datenschutzerklärung?

Werden personenbezogene Daten direkt bei einer betroffenen Person erhoben, müssen unter anderem der Verantwortliche, die Verarbeitungszwecke, die Rechtsgrundlagen und weitere Informationen zur Verarbeitung mitgeteilt werden.

Welche Abschnitte benötigt werden, hängt von der jeweiligen Website und den eingesetzten Diensten ab.

Impressum für geschäftliche Websites erstellen

Das Impressum muss erkennen lassen, wer die Website betreibt und wie der Anbieter erreichbar ist. Welche Angaben erforderlich sind, hängt unter anderem von der Unternehmensform, der Tätigkeit und möglichen berufsrechtlichen Vorgaben ab.

Bei der Erstellung oder Überprüfung erfasse ich gemeinsam mit Ihnen die für Ihre Website relevanten Angaben.

• vollständiger Name oder Unternehmensbezeichnung
• Rechtsform des Unternehmens
• vertretungsberechtigte Person
• ladungsfähige Anschrift
• E-Mail-Adresse und weitere Kontaktmöglichkeit
• Handels-, Vereins-, Partnerschafts- oder Gesellschaftsregister
• Registernummer, sofern vorhanden
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
• zuständige Aufsichtsbehörde bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten
• Berufsbezeichnung und berufsrechtliche Angaben bei reglementierten Berufen
• redaktionell verantwortliche Person, sofern erforderlich

Häufige Fehler im Impressum

Viele Fehler entstehen durch alte Vorlagen, unvollständige Angaben oder Veränderungen im Unternehmen, die auf der Website nicht nachgetragen wurden.

• veraltete Anschrift
• fehlender vollständiger Name des Inhabers
• nur ein Postfach statt einer ladungsfähigen Anschrift
• veraltete Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
• fehlende Vertretungsberechtigung bei juristischen Personen
• fehlende Registerangaben
• falsche oder nicht mehr verwendete Umsatzsteuerangaben
• veraltete Hinweise auf nicht mehr geltende Gesetze
• unvollständige berufsrechtliche Angaben
• Impressum nur über mehrere Klicks erreichbar

Kontaktformulare und E-Mail-Anfragen berücksichtigen

Über ein Kontaktformular werden regelmäßig personenbezogene Daten übermittelt. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensangaben und der Inhalt einer Nachricht gehören.

Deshalb sollte nachvollziehbar sein, welche Angaben wirklich benötigt werden, wohin die Nachricht übertragen wird und wie lange sie gespeichert bleibt.

• nur erforderliche Pflichtfelder verwenden
• freiwillige Felder eindeutig kennzeichnen
• verschlüsselte Verbindung über HTTPS einsetzen
• Spam-Schutz technisch und datenschutzbezogen prüfen
• Empfänger der Formularnachrichten festlegen
• Speicherdauer der Formulareinträge berücksichtigen
• Datenschutzhinweis direkt am Formular verlinken
• keine unnötigen Einwilligungsfelder verwenden

Ein Kontaktformular benötigt nicht automatisch eine Einwilligung in jede Verarbeitung. Entscheidend sind der konkrete Zweck, die angefragte Leistung und die dafür passende Rechtsgrundlage.

Cookies und externe Dienste technisch prüfen

Neben klassischen Cookies können Websites weitere Technologien einsetzen, die Informationen auf dem Endgerät speichern oder auslesen. Für nicht unbedingt erforderliche Zugriffe kann eine vorherige Einwilligung notwendig sein.

Deshalb prüfe ich nicht nur, ob ein Cookie-Banner sichtbar ist. Entscheidend ist, welche Dienste bereits vor einer Auswahl geladen werden und ob die angebotenen Einstellungen technisch umgesetzt werden.

• eingesetzte Cookies und Speicherdienste erfassen
• notwendige und optionale Dienste unterscheiden
• externe Skripte vor einer Einwilligung blockieren
• Ablehnen und Zustimmen verständlich anbieten
• Auswahlmöglichkeiten nachvollziehbar gestalten
• Einwilligungen widerrufbar machen
• Datenschutzerklärung und Banner aufeinander abstimmen
• nicht mehr benötigte Dienste entfernen

Technisch notwendige Technologien können ohne Einwilligung zulässig sein, müssen aber dennoch nachvollziehbar beschrieben werden. Für andere Zugriffe auf das Endgerät gelten zusätzliche Anforderungen.

Google Maps, Videos und externe Inhalte

Eingebettete Inhalte können bereits beim Aufruf einer Seite Verbindungen zu externen Anbietern herstellen. Das betrifft beispielsweise Karten, Videos, Bewertungsplattformen, Buchungssysteme oder Social-Media-Beiträge.

Im Rahmen der Prüfung wird deshalb festgestellt, welche externen Inhalte eingebunden sind und ob diese bereits ohne eine bewusste Aktivierung durch den Besucher geladen werden.

Wo es technisch sinnvoll ist, können externe Inhalte zunächst blockiert und erst nach einer bewussten Auswahl geladen werden. Alternativ lassen sich manche Dienste durch datensparsamere Lösungen ersetzen.

Webhosting und Server-Protokolldateien

Beim Aufruf einer Website werden technisch bedingt Verbindungsdaten an den Webserver übertragen. Deshalb gehört auch der Hostinganbieter in die Bestandsaufnahme der Website.

Dabei werden unter anderem folgende Punkte berücksichtigt:

• Name und Sitz des Hostinganbieters
• Standort der eingesetzten Server
• Verarbeitung von IP-Adressen und Protokolldaten
• Zweck der technischen Protokollierung
• Speicherdauer der Server-Protokolldateien
• eingesetzte Sicherheits- und Schutzmaßnahmen
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung, sofern erforderlich
• weitere technische Dienstleister

Die Datenschutzerklärung sollte die tatsächliche Hostingumgebung beschreiben. Allgemeine Standardformulierungen ohne Bezug zum verwendeten Anbieter helfen Besuchern und Unternehmen nur begrenzt weiter.

WordPress-Plugins und Website-Funktionen erfassen

Bei WordPress-Websites können Plugins zusätzliche Datenverarbeitungen auslösen. Nicht jedes installierte Plugin ist auf der sichtbaren Website sofort erkennbar.

Deshalb prüfe ich gemeinsam mit Ihnen nicht nur den Seiteninhalt, sondern auch die eingesetzten Erweiterungen und Funktionen.

• Kontaktformular-Plugins
• Sicherheits- und Firewall-Plugins
• Backup-Lösungen
• Statistik- und Analysewerkzeuge
• SEO-Erweiterungen
• Cookie- und Consent-Lösungen
• Schriftarten und Design-Erweiterungen
• Newsletter-Plugins
• Terminbuchungen
• Social-Media- und Bewertungswidgets
• Caching- und Optimierungsdienste
• nicht mehr verwendete Plugins

Datenschutzerklärung und technische Website müssen zusammenpassen

Eine umfangreiche Datenschutzerklärung hilft wenig, wenn die Website technisch andere Dienste verwendet. Umgekehrt reicht eine datensparsame Website nicht aus, wenn Besucher keine verständlichen Informationen über die tatsächlich stattfindende Verarbeitung erhalten.

Deshalb verbinde ich die textliche Überprüfung mit einer technischen Bestandsaufnahme.

Bestehende Datenschutzerklärung überprüfen

Eine bereits vorhandene Datenschutzerklärung muss nicht immer vollständig neu erstellt werden. Häufig genügt eine strukturierte Überprüfung und Aktualisierung.

Dabei wird festgestellt, ob die vorhandenen Inhalte noch zur aktuellen Website passen.

• veraltete Dienste erkennen
• nicht mehr genutzte Abschnitte entfernen
• neu hinzugekommene Funktionen ergänzen
• Kontaktdaten aktualisieren
• Hostingangaben überprüfen
• Rechtsgrundlagen nachvollziehbar zuordnen
• Speicherdauern und Empfänger berücksichtigen
• Betroffenenrechte verständlich darstellen
• zuständige Aufsichtsbehörde prüfen
• Verlinkung und Erreichbarkeit kontrollieren

Was Sie nach der Prüfung erhalten

Sie erhalten keine ungeprüfte Standardsammlung möglichst vieler Textbausteine. Datenschutzerklärung und Impressum werden an die erfasste Website und die von Ihnen bereitgestellten Unternehmensangaben angepasst.

• übersichtlich strukturierte Datenschutzerklärung
• zusammengestellte Impressumsangaben
• Abgleich mit den tatsächlich eingesetzten Website-Diensten
• Hinweise auf fehlende Unternehmensangaben
• Hinweise auf technisch problematische Einbindungen
• Empfehlungen zur Positionierung und Verlinkung
• auf Wunsch Unterstützung beim Einbau in WordPress
• auf Wunsch regelmäßige Aktualitätsprüfung

So läuft die Erstellung ab

1. Persönliches Erstgespräch
2. Erfassung Ihrer Unternehmens- und Kontaktdaten
3. Bestandsaufnahme der Website und der verwendeten Dienste
4. Prüfung von Formularen, Cookies und externen Inhalten
5. Erstellung oder Überarbeitung der Texte
6. Gemeinsame Kontrolle der Angaben
7. Auf Wunsch Einbindung in Ihre WordPress-Website

1. Erstgespräch

Zu Beginn klären wir, welche Website Sie betreiben, welche Leistungen Sie anbieten und ob bereits ein Impressum oder eine Datenschutzerklärung vorhanden ist.

2. Website-Prüfung

Anschließend werden die sichtbaren Funktionen, eingesetzten Dienste und relevanten WordPress-Erweiterungen erfasst.

3. Zusammenstellung der Angaben

Sie stellen die erforderlichen Unternehmens-, Kontakt- und gegebenenfalls Register- oder Berufsangaben bereit. Unklare oder fehlende Punkte werden gemeinsam besprochen.

4. Erstellung und Abstimmung

Die Texte werden übersichtlich zusammengestellt und mit den technischen Ergebnissen der Website-Prüfung abgeglichen. Vor der Veröffentlichung kontrollieren Sie noch einmal Ihre persönlichen und unternehmerischen Angaben.

5. Einbindung in die Website

Auf Wunsch übernehme ich die Einrichtung der Seiten, die Verlinkung im Footer und notwendige technische Anpassungen Ihrer WordPress-Website.

Für wen eignet sich das Angebot?

Abgrenzung zur individuellen Rechtsberatung

Meine Unterstützung verbindet Datenschutzpraxis, technische Website-Prüfung und die strukturierte Zusammenstellung der erforderlichen Angaben. Als ausgebildeter Datenschutzbeauftragter unterstütze ich Sie dabei, die Datenverarbeitungen Ihrer Website verständlich zu erfassen und zu dokumentieren.

Ich erbringe jedoch keine anwaltliche Rechtsberatung und vertrete Sie nicht in rechtlichen Auseinandersetzungen. Bei komplexen gesellschaftsrechtlichen, berufsrechtlichen oder strittigen Fragestellungen sollte ergänzend eine entsprechend qualifizierte Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt hinzugezogen werden.

Häufige Fragen zu Datenschutzerklärung und Impressum